Fonduri structurale blog

Ca prim pas in elaborarea planului dumneavoastra de comunicatii, cel mai usor este sa incepeti prin a va gandi la ciclicitatea raportarilor uzuale pe care le veti face si a sedintelor pe care le veti tine ca manager al proiectului. Inter­actiunile regulate de acest tip alcatuiesc fundamentul pentru o cunoastere obiectiva a situatiei curente, intemeiata pe date reale, care este indispensabila pentru a se determina actiunile manageriale necesare din cadrul unui proiect. Exista multe variante posibile si formate. in practica, eu am constatat din proprie experienta ca este esential sa se faca un raport saptamanal pentru sponsorul proiectului, sustinut cu raportari si intalniri mai putin frecvente pentru alte grupuri de clienti.

Multi manageri de proiect se lamenteaza ca trebuie sa faca raportari sap­tamanale sau lunare. Trebuie sa acceptati ideea ca intocmirea rapoartelor este un element primordial al muncii dumneavoastra, si, daca vi se pare dificil, inseamna ca nu sunteti stapan pe proiectul dumneavoastra. Odata realizat un raport saptamanal, actualizarile necesare pentru saptamana urmatoare ar trebui sa fie o treaba simpla. incercati sa organizati aceasta sarcina adminis­trativa a raportarii cu ajutorul unor formate standard si concepeti un format care sa se adreseze unui numar cat mai mare posibil de auditorii.

In termenii raportului principal de situatie pe care trebuie sa-1 inaintati saptamanal, acesta ar trebui sa comunice cel putin urmatoarele:

O evidentiere foarte clara a stadiului de evolutie, sunteti in avans, in urma sau in grafic? La modul ideal, acest aspect va fi acoperit fara ambiguitati in primele cateva randuri ale raportului.

O descriere succinta a eventualelor probleme majore care ingreuneaza avansarea proiectului, ce anume se face in privinta lor si cand vor fi rezolvate.

O descriere succinta a eventualelor riscuri nou-aparute sau a mo­dificarilor din situatia riscurilor, de care destinatarii acestui raport trebuie sa fie constienti.

In sfarsit, specificarea eventualelor lucruri pe care le doriti in schimb de la destinatarul raportului (de exemplu: decizii, resurse, ajutor in rezolvarea problemelor etc.) Managerii de proiecte pe fonduri nerambursabile nu trebuie sa cedeze tentatiei de a adauga sau de a elimina cerinte care lor li se par evidente.

Rapoartele de acest fel faceti-le intotdeauna foarte simple si scurte, daca oamenii au nevoie de mai multe detalii, atunci pot veni sa discute cu dum­neavoastra. Riscul cu rapoartele saptamanale foarte complexe este ca nimeni sa nu-si bata capul sa le citeasca si informatiile cu adevarat importante sa se piarda in excesul de amanunte (e alarmant cat de des am vazut actualizari de situatie, le-am citit, am primit cu gramada informatii despre una si despre alta, dar in final tot n-am putut sa-mi dau seama daca proiectul mergea bine sau nu!). Din punctul meu de vedere, raportul ideal cu certitudine nu e mai lung decat o coala de hartie A4, pe-o singura fata.

Author :
Print